Programar envíos masivos por WhatsApp: guía completa en Piyion

En esta guía aprenderás cómo programar envíos masivos desde Piyion y cómo consultar el historial y las métricas de tus campañas para tener un mayor control sobre todas tus comunicaciones. Con esta funcionalidad puedes planificar tus campañas, segmentar tus contactos y consultar las estadísticas de cada envío sin necesidad de realizar el proceso manualmente.

¿Qué puedes hacer con los envíos masivos de Piyion?

Desde el módulo de campañas de Piyion puedes gestionar todo el proceso en pocos pasos. Entre sus principales funciones se encuentran:

  • Crear campañas de WhatsApp.
  • Elegir una plantilla previamente aprobada por Meta.
  • Seleccionar los agentes que atenderán las conversaciones.
  • Programar la fecha y hora del envío.
  • Configurar campañas recurrentes.
  • Elegir los destinatarios mediante el CRM, etiquetas o contactos.
  • Consultar el historial de campañas.
  • Revisar estadísticas en tiempo real sobre el rendimiento de cada envío.

De esta manera, tu equipo puede mantener una comunicación organizada con los clientes y hacer seguimiento a cada campaña desde una sola plataforma.

1. Selecciona una plantilla aprobada por Meta

En primer lugar, debes elegir una plantilla de WhatsApp que haya sido creada y aprobada previamente por Meta. Estas plantillas garantizan que los mensajes cumplan con las políticas de WhatsApp Business API y puedan enviarse correctamente.

Dependiendo del objetivo de tu campaña, puedes utilizar plantillas para promociones, seguimientos, recordatorios, confirmaciones, novedades o cualquier otra comunicación autorizada.

2. Define qué agentes atenderán las respuestas

Después de seleccionar la plantilla, debes indicar quién será el encargado de responder las conversaciones que se generen una vez los clientes reciban el mensaje.

Piyion te permite asignar:

  • Un agente específico.
  • Varios agentes.
  • Todo el equipo de atención.

De esta forma, las conversaciones se distribuyen automáticamente y se evita que todas las respuestas lleguen a un solo asesor, mejorando los tiempos de atención.

3. Programa el envío de la campaña

A continuación, podrás configurar cómo y cuándo deseas enviar la campaña.

Solo debes definir:

  • La fecha de inicio del envío.
  • La fecha en la que deseas finalizar la campaña.
  • La hora de envío.
  • La cantidad de contactos que se enviarán por lote.
  • La frecuencia de envío si deseas que la campaña sea recurrente.

Por ejemplo, puedes programar que la campaña se envíe cada ciertos días, cada semana o cada mes, según las necesidades de tu empresa.

Además, al configurar el tamaño del lote, es recomendable dejar un margen superior al número actual de contactos. Así, si tu base de datos crece antes o durante la ejecución de la campaña, los nuevos registros también podrán incluirse automáticamente dentro del envío.

4. Selecciona los destinatarios

Finalmente, debes definir a quién llegará la campaña.

Piyion permite segmentar fácilmente la audiencia utilizando la información almacenada en la plataforma. Puedes seleccionar los destinatarios mediante:

  • Las etapas del CRM.
  • Etiquetas previamente asignadas.
  • Contactos específicos.

Gracias a esta segmentación, es posible enviar mensajes más relevantes para cada grupo de clientes, mejorar la experiencia de comunicación y aumentar la efectividad de las campañas.

Consulta el historial de campañas

Una vez enviada o programada una campaña, toda la información queda registrada en el historial de envíos.

Desde esta sección podrás consultar información como:

  • Campañas enviadas.
  • Campañas programadas.
  • Fecha de creación.
  • Fecha de envío.
  • Estado de la campaña.
  • Plantilla utilizada.

Así, tendrás un registro completo de todas las comunicaciones realizadas desde Piyion, lo que facilita la organización y el seguimiento de cada campaña.

Consulta las estadísticas de tus campañas

Asimismo, Piyion ofrece estadísticas en tiempo real para que puedas conocer el rendimiento de cada envío sin necesidad de revisar contacto por contacto.

Entre los indicadores disponibles se encuentran:

  • Mensajes en cola: cantidad de mensajes que están pendientes por enviarse.
  • Mensajes enviados: número de contactos a los que ya se les envió la plantilla.
  • Mensajes entregados: mensajes que llegaron correctamente al dispositivo del destinatario.
  • Mensajes leídos: cantidad de personas que abrieron y leyeron el mensaje.
  • Errores de envío: mensajes que no pudieron entregarse, facilitando la identificación de posibles inconvenientes.

Gracias a estas métricas podrás verificar el progreso de la campaña, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones basadas en información actualizada.

¿Por qué es importante revisar el historial y las estadísticas?

Consultar esta información no solo te permite llevar un registro de las campañas realizadas, sino también responder preguntas importantes para la operación de tu empresa.

Por ejemplo:

  • ¿Qué campañas ya fueron enviadas?
  • ¿Cuáles siguen programadas?
  • ¿Cuándo se realizó un envío específico?
  • ¿Qué plantilla se utilizó?
  • ¿Cuántos mensajes fueron entregados o leídos?
  • ¿Se presentó algún error durante el envío?

En consecuencia, tendrás una mejor organización de las campañas y evitarás duplicar comunicaciones con los mismos clientes.

Buenas prácticas para obtener mejores resultados

Para aprovechar al máximo los envíos masivos de WhatsApp, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Mantén actualizada tu base de datos.
  • Segmenta correctamente a tus contactos.
  • Utiliza mensajes claros y personalizados.
  • Programa las campañas en horarios adecuados.
  • Configura un tamaño de lote acorde con el crecimiento esperado de tu base de datos.
  • Consulta periódicamente el historial y las estadísticas de tus campañas para medir su rendimiento.

Siguiendo estas buenas prácticas, podrás optimizar la comunicación con tus clientes, mejorar la experiencia de atención y aumentar la efectividad de cada campaña enviada desde Piyion.